Pri zverejňovaní zmlúv je dôležité rozlíšiť informácie potrebné pre transparentnosť od osobných údajov, ktoré sa zverejniť nemajú. Rozhodnutie vždy závisí od účelu, právneho základu a konkrétneho dokumentu; automatický nástroj je pomocník, nie náhrada právneho posúdenia.
Čo skontrolovať v každom dokumente
- zmluvné strany a adresy fyzických osôb,
- dátumy narodenia, rodné čísla a podpisy,
- telefónne čísla, súkromné e-maily a bankové údaje,
- hlavičky, päty, pečiatky, tabuľky a všetky prílohy.
Údaj sa môže objaviť viackrát alebo byť súčasťou naskenovaného obrázka. Preto treba vždy prejsť celý dokument, nie iba prvý nález.
Modelová skúsenosť samosprávy: „Jednotný kontrolný zoznam nám pomohol zjednotiť postup. Nový kolega presne vie, čo má overiť pred zverejnením dokumentu.“
Od nahratia po zverejnenie
- Nahrajte dokument a nechajte pripraviť automatické návrhy.
- Každý návrh potvrďte alebo zamietnite pri ľudskej kontrole.
- Vytvorte bezpečný export a vykonajte druhú finálnu kontrolu.
- Výsledok pomenujte tak, aby sa nedal zameniť s originálom.
- Evidujte, kto a kedy kontrolu vykonal.
Proces priebežne zlepšujte
Pri opakovaných typoch dokumentov si vytvorte interný zoznam najčastejších údajov a chýb. Konzistentný proces znižuje riziko, zrýchľuje prácu a uľahčuje zaškolenie ďalších pracovníkov.